Diseño de Presentaciones en la Enseñanza (OpenOffice)
Módulo 9: Importar y exportar una presentación
Exportar a PDF
Si queremos guardar una presentación en formato PDF podemos hacerlo desde el comando Archivo>Exportar seleccionando en el cuadro de lista Tipo el formato PDF - Portable Document Format (.pdf) (*.pdf).
Al tratase de una opción muy usada se ha colocado también como comando directo, Archivo>Exportar en formato PDF. De ambos modos llegaremos al cuadro de diálogo Opciones PDF, que vemos en la figura 23.5, desde el que podemos controlar los diferentes parámetros de la exportación del fichero. Si en este momento hacemos clic sobre el botón Exportar se exportará la presentación con las opciones predeterminadas.
Figura 23.5. Cuadro de diálogo Opciones PDF - General
En este cuadro de diálogo contamos con cinco pestañas y cada una tiene sus propias secciones. Con el fin de que podamos exportar correctamente a PDF vamos a ver todas sus opciones con detenimiento. En la pestaña General encontramos las opciones principales de la exportación:
- Intervalo: en esta sección, al igual que cuando imprimimos, podemos seleccionar si se exportará Todo, las Páginas que indiquemos o sólo la Selección.
- Imágenes: en esta sección podemos definir las opciones de exportación para las imágenes que haya en el documento.
- Compresión sin pérdida: exporta las imágenes con todos sus píxeles, tal cual están en la presentación.
- Compresión JPEG: utiliza el formato de compresión JPEG para reducir el tamaño de las imágenes y por tanto el tamaño del archivo PDF que se va a crear. En la casilla Calidad, si elegimos calidad elevada (100%) se conservan todos los píxeles, si elegimos calidad baja se reduce el tamaño de la imagen pero pierde algunos píxeles.
- Reducir resolución de imagen: realiza un nuevo muestreo de las imágenes para adaptarlas a la resolución que indiquemos.
-
General: en esta sección aparecen la opciones generales de la exportación:
- PDF/A-1: convierte la presentación a fichero del tipo PDF/A-q que es un archivo electrónico para preservar durante mucho tiempo. Como consecuencia de ello también se incorporan al documento los tipos de letras utilizados y las etiquetas.
- PDF con etiquetas: marcando esta opción se exportarán también las etiquetas como índices de contenidos, hipervínculos, y controles. Esto puede hacer que aumente el tamaño del archivo pdf.
- Crear formulario PDF: sólo tiene sentido si hemos creado algún formulario dentro de nuestras diapositivas. Con el cuadro de lista Enviar formato nos ofrece cuatro opciones para la exportación de los formularios: PDF (envía el documento completo), FDF (envía el contenido del control), HTML y XML. La opción Permitir nombres de campos duplicados nos permite controlar si uno o más campos del formulario tienen el mismo nombre y si queremos que se acepte como tal o no.
- Exportar marcadores: debemos seleccionar esta casilla si queremos que también se exporten los marcadores creados para los párrafos del esquema y para las entradas de las tablas de contenido.
- Exportar comentarios: esta opción sólo tiene sentido si en alguna diapositiva ha insertado algún comentario.
- Exportar página de notas: si marcamos esta casilla, además de las diapositivas, exportará también las páginas de notas de toda la presentación.
- Embedir fuentes estándar: incorpora las fuentes estándar a la exportación.
La pestaña Vista inicial que nos ofrece la figura 23.6 muestra las opciones de visualización que se utilizarán cuando se abra el documento en un lector de fichero pdf.
Figura 23.6. Cuadro de diálogo Opciones PDF - Vista inicial
- Paneles: en esta sección nos ofrece la posibilidad de elegir cuántos paneles queremos que aparezcan cuando abrimos el documento PDF: Sólo página (sin paneles), Marcadores y página (panel de marcadores a la izquierda) y Miniaturas y página (panes de miniaturas, diapositivas, a la izquierda). Con la opción Abrir en página podemos indicar qué página debe aparecer al abrir el documento.
- Ampliación: esta sección nos permite elegir el tamaño de visualización de las diapositivas al abrir el documento PDF. Pueden aparecer en forma Predeterminada, Ajustar a la ventana (que se muestre la diapositiva completa), Ajustar a ancho (se verá el ancho de la diapositiva), Ajustar visible y Factor de zoom (donde podemos indicar el nivel de zoom con que debe aparecer al abrirse el documento).
- Diseño de página: permite que elijamos la forma en que aparecerán las páginas en el visor de PDF. Predeterminado, Una página, Continuo y Páginas abiertas.
Por su parte, la pestaña Interfaz del usuario, que vemos en la figura 23.7, nos ofrece las opciones que nos permiten controlar lo que queremos que aparezca o no en el visor de PDF.
Figura 23.7. Cuadro de diálogo Opciones PDF - Interfaz del usuario
- Opciones de ventana: nos permite decidir cómo aparecerá la ventana del visor de PDF en pantalla.
- Opciones de la interfaz del usuario: nos permite decidir si ocultamos las barras de menús, las barras de herramientas y los controles de la ventana en la que se muestra el archivo PDF.
- Transiciones: en esta sección sólo contamos con una opcion, Usar efectos de transición, que nos permite exportar los efectos de transición de diapositivas de OpenOffice Impress a los efectos en PDF correspondientes.
- Marcadores: esta sección cuenta con dos opciones: Todos los niveles de marcadores (para que se muestren todos los niveles de marcadores cuando el lector de PDF abra el archivo) y Niveles de marcadores visibles (en esta opción podemos indicar el nivel por debajo del cual debe mostrar todos los marcadores al abrir el archivo).
La pestaña Hiperenlaces nos muestra las opciones que nos permiten indicar cómo se exportarán los marcadores e hipervínculos dentro del documento. En la figura 23.8 aparece el contenido de esta pestaña.
Figura 23.8. Cuadro de diálogo Opciones PDF - Hiperenlaces
- Exportar marcadores como destinaciones nombrados: podemos habililtar esta casilla si queremos que exportar los nombres de los objetos en su documento como marcadores válidos en el archivo exportado, de ese modo se pueden vincular esos objetos por su nombre desde otros documentos.
- Convertir referencia de documento a destinos PDF: debemos habilitar esta casilla si queremos que las direcciones URL apunten a otros archivos lo hagan a archivos PDF con el mismo nombre. De este modo las direcciones a archivos con extensiones .odt, .odp, .ods, .odg y .odm se convertirán automáticamente a la extesión .pdf.
- Exporta hipervínculos relativos al sistema de archivos: permite que las direcciones URL se exporten a otros documentos relativos a las URL en el sistema de archivos.
- Vínculos de documentos cruzados: en esta sección nos permite indicar cómo se utilizan los hipervínculos desde el archivo PDF hacia otros archivos.
- Modo predeterminado: con esta opción los vínculos desde el documento PDF hacia otros documentos se utilizarán como está establecido en el propio sistema operativo.
- Abrir con la aplicación de lector PDF: los vínculos de documentos cruzados se abren con el lector PDF, pero el lector de PDF debe permitir el manejo del tipo de archivo establecido dentro del hipervínculo.
- Abrir con navegador de Internet: con esta opción indicamos que este tipo de vínculos se abran con el navegador de Internet.
La última pestaña de este cuadro de diálogo, Seguridad, nos ofrece todas las opciones necesarias para proteger el contenido del documento PDF con distintos niveles de seguridad. En la figura 23.9 podemos ver el contenido de esta pestaña.
Figura 23.9. Cuadro de diálogo Opciones PDF - Seguridad
- Establecer contraseña abierta: si hacemos clic en este botón se abrirá un cuadro de diálogo para que escribamos y confirmemos la contraseña. De este modo el documento será encriptado al exportarse a PDF.
- Establecer contraseña de permiso: este botón nos abre también el cuadro de diálogo para introducir la contraseña y una vez aceptada se activan el resto de opciones para que indiquemos qué clases de permisos queremos dar al usuario que abre el documento sin la contraseña.
- Imprimiendo: en esta sección establecemos los permisos de impresión del documento: No se permite (no se podrá imprimir el documento si no se conocen las contraseñas), Baja resolución (150 dpi) (si no se dispone de la contraseña sólo se podrá imprimir con una resolución de 150 dpi) y Alta resolución (permite que se imprima en alta resolución).
- Cambios: en esta sección establecemos el tipo de modificaciones que permitiremos que se realicen en el documento si no se posee la contraseña: No permitido (no se puede modificar nada), Insertar, eliminar y girar páginas (sólo se permiten estas tres acciones), Rellenar campos de formulario (sólo permite que se introduzcan datos en los campos de un formulario), Comentar, rellenar campos de formulario (además de rellenar los campos de un formulario también permite introducir comentarios), Cualquiera excepto páginas extraíbles (se permite realizar todo tipo de cambio excpto extraer páginas), Habilitar copia de contenido (permite que se copie contendio al portapapeles) y Habilitar acceso de texto para herramientas de accesibilidad (permite el acceso al texto por parte de las herramientas de accesibilidad).