Las ventajas más importantes de BSCW son

• Podrás usar el espacio de trabajo para compartir documentos con independencia del sistema operativo que emplees (Windows, Linux, Macintosh,...).
• Estos documentos estarán disponibles en Internet, y se podrá acceder a ellos (así como al conjunto de las herramientas de la plataforma) por medio de un navegador de Internet, sin necesidad de descargar ningún programa, y en cualquier ordenador (con tal de que recuerdes tu nombre de usuario y tu clave de acceso) Podrás acceder a tu espacio de trabajo, navegar a través de las carpetas y obtener objetos de igual manera que en las páginas WWW ordinarias.
• El espacio de trabajo te mantendrá informado de todos los sucesos ocurridos respecto a un archivo u objeto: te permite saber, por ejemplo, quién y cuándo ha abierto un documento o una cita que tú has subido a la plataforma, o quien ha realizado modificaciones sobre un documento. Y, lo más importante, permite mantener las distintas versiones de un documento (sin que los cambios que realiza sobre un archivo un determinado usuario signifique que el archivo primero desaparezca), "bloquear" su modificación si así lo deseas, etc.

Al ser una plataforma web, BSCW hace posible que la gestión de documentos sea multiplataforma, sin tener que depender del sistema operativo empleado. Posee una estructura jerarquizada de la información, teniendo una organización de carpetas y objetos similar a la establecida en un ordenador.

El usuario se encontrará con una presentación muy intuitiva respecto a la gestión de archivos que le evocará a la de otros sistemas de navegación de sitios web. Pose accesos rápidos y fáciles de identificar mediante iconos muy claros de las opciones que posee (como la papelera para la eliminación de documentos, el icono gafas para indicar que un documento ha sido visitado, etc.)

La plataforma, sin que haya sido diseñada específicamente para utilidades de aprendizaje-enseñanza, tiene una característica intrínseca que la hace especialmente válida respecto a la enseñanza a distancia mediante tecnologías TIC o e-learning: contiene un registro de todos los sucesos o eventos que hayan tenido lugar respecto a un determinado documento, foro de debate, o cualquier otro material y/o procedimiento habilitado. De esta forma, como gestores de la plataforma, podemos conocer la frecuencia y momentos exactos en los que un usuario accedió a un archivo, al foro, o las modificaciones sucesivas que sobre estos efectuó y cualquier incidencia o evento (si un archivo ha sido visto o no por alguien, la valoración que le ha otorgado -opcional-, etc.)

La ilustración anterior muestra el aspecto que podríamos encontrar en nuestro espacio de trabajo: documentos de todo tipo contenidos en carpetas, que a su vez pueden ser compartidas o privadas, y sobre las que tenemos información sobre quién y cuándo accedió. La barra de navegación, referenciada con el icono casa , informa del lugar concreto de nuestro espacio de trabajo en el que nos encontramos, indicándonoslo como "miga de pan", y permitiéndonos mover de una carpeta a otra.

La gestión de archivos resulta extraordinariamente sencilla: se puede crear en nuestro espacio web de trabajo un nuevo espacio, documento, carpeta, dirección URL, debate, búsqueda interna, etc., simplemente seleccionando en la barra los correspondientes ítems, algunos de especial frecuencia de uso destacados en iconos siempre visibles.

La plataforma BSCW permite subir archivos de cualquier tipo (comprimidos, por ejemplo, para ahorrar espacio) desde el ordenador al espacio web, disponiendo de un programa del tipo ftp (protocolo de transporte de ficheros) propio de gestión muy simple, y que están integrado en el mismo paquete BSCW. Para subir un archivo al espacio web únicamente es preciso, tras seleccionar la opción Archivo  >  Nuevo  >  Documento, examinar los directorios de nuestro ordenador hasta seleccionarlo. Permite, incluso añadir una descripción del documento y calificarlo (de la misma forma que quienes accedan a él podrán hacerlo), así como codificarlo.

Para descargar un archivo de nuestro espacio web al ordenador, es suficiente con seleccionarlo y hacer clic sobre él. Si se trata de un foro de discusión (una de las posibilidades de cooperación diacrónica de BSCW), se abre automáticamente y se referencian las intervenciones mediante iconos (pros, contras, ideas, importante, enfadado, etc.).

Los iconos que se muestran son distintos si se trata de un archivo comprimido, una dirección URL o un debate, por lo que su identificación es muy intuitiva. Los iconos que acompañan a cada documento nos informan de algunos eventos básicos, como si son documentos nuevos, si ya han sido abiertos o manipulados, la fecha en la que se subieron al espacio web de trabajo, etc.

Dentro del espacio propio de trabajo cooperativo se puede efectuar cualquier modificación, como cambiar de ubicación un documento o carpeta, borrar documentos, recuperar documentos de la papelera, etc.

Las posibilidades de cooperación sincrónica se concretan en la organización de meetings, su desarrollo mediante la modalidad de teleconferencia (si se dispone de los medios necesarios) o la generación de chats entre las personas que se encuentren en un determinado momento dentro del entorno de trabajo cooperativo. Para facilitar este tipo de citas, y también para una necesaria coordinación en el tiempo, BSCW dispone de una agenda de citas, mediante la cual se puede citar a los cooperantes para desarrollar una acción determinada (por ejemplo, quedar convocados para mantener un chat). Los invitados reciben un mensaje comunicando dicha cita, que pueden aceptar o no. Luego, el emisor es informado de esta circunstancia. La agenda genera un sistema automático de recordatorio para los usuarios en la fecha prevista.

Hay que aclarar que hay dos formas de uso de BSCW:

1. Emplear el acceso público BSCW al servidor del Instituto alemán que la diseñó. Esta modalidad va a ser la forma en la que trabajaremos con BSCW. Permite 20 Mb de espacio de almacenamiento por usuario registrado (podrías crearte varias cuentas si te fuera necesario) y tras un año de inactividad el sistema te borra la cuenta.

Basta contar con una cuenta de correo electrónico y un navegador y tras rellenar el formulario de solicitud que se encuentra en su página web, el centro propietario invita mediante un mensaje de correo al usuario a acceder a su espacio dentro de la plataforma, debiendo entonces registrarse con un nombre de usuario y contraseña.

Otra forma de inscripción es que una persona previamente registrada curse a un/unos usuarios con los que quiere establecer un grupo de trabajo una invitación a su espacio web. Si un usuario invita a algunos miembros a su espacio de trabajo, puede que no quiera que tengan los mismos derechos que tiene él como propietario: por ejemplo, decidir si podrán invitar a otros miembros al espacio de trabajo, o restringir su acceso para que sólo puedan leer documentos, pero no crearlos o modificarlos.


2. La otra posibilidad es descargar el código de la aplicación y crear una plataforma propia en nuestro ordenador, desde la que daremos permiso de acceso a los usuarios que lo soliciten anónimamente, o a los que queramos invitar, siendo gestores de dicha plataforma privada (lo que, evidentemente, nos da muchas más prerrogativas que la participación como simple usuario: por ejemplo, poder expulsar de la plataforma a usuarios que no aporten nada positivo a la misma). Cuando se trata de usos educativos, generalmente la licencia de uso se otorga gratuitamente.

   Esta opción requiere más conocimientos técnicos, así que si estuvieras interesado los requisitos de instalación los puedes encontrar en la propia web de BSCW.