El riesgo de sustituir documento en una plataforma de trabajo colaborativo es que mientras lo estamos realizando puede que otro usuario esté modificando el mismo documento que queremos sustituir. Es por eso que conviene tomar medidas previas mediante el bloqueo del documento sobre el que vamos a intervenir.

En primer lugar vamos a bloquear el documento.

El bloqueo permite la inmovilización temporal de un documento para evitar conflictos en la edición simultánea por varias personas, de este modo nos aseguramos que no se modifique o sustituya accidentalmente por otro usuario mientras nosotros trabajamos con él.

Para bloquear un documento tendremos que pulsar sobre la fecha del documento y activar el menú de acción del documento y seleccionar Acceso  >  Bloquear

Con el bloqueo logramos que nadie puede modificarlo (aunque sí abrirlo) hasta que no lo hayamos desbloqueado nuevamente.

Ahora abrimos el documento pulsando sobre él y lo guardamos en nuestro disco duro con el mismo nombre.

A continuación efectuamos los cambios que estimemos oportunos, sobre el mismo documento, para posteriormente guardarlo con el mismo nombre en nuestro ordenador.

Ya tenemos nuestro documento modificado y listo para reemplazar al que tenemos en nuestro espacio de BSCW.

En BSCW pulsamos sobre la flecha, que tiene dicho documento a la derecha, para activar el menú de acción del documento y seleccionar Cambiar  >  Sustituir.

Se abrirá la ventana de Sustituir y mediante el botón Examinar... localizaremos y seleccionaremos el documento ya modificado en nuestro disco duro.

Tras seleccionar el documento y fijarlo en nuestra ventana de Sustituir, podremos cerrar el proceso de sustitución y liberación del bloqueo activando la casilla desbloquear documento.

Si no hubiéramos desbloqueado el documento en la ventana Sustituir, siempre podríamos hacerlo pulsando sobre el candado (Ver bloqueo) que abrirá la ventana original de Bloqueo, con la nota explicativa si la tuviera, y donde podríamos pulsar la opción Desbloquear.

Versionar documentos

Una de las utilidades más interesantes de BSCW es la posibilidad de mantener las distintas versiones de un mismo documento, sin sobreescribir unas encima de otras. Con esta modalidad el trabajo anterior no va quedando anulado, y se posibilita analizar qué cambios se han realizado en cada momento o por parte de cada usuario. A este proceso se le denomina "versionar".

Como paso previo recuerda la opción de bloquear el documento antes de realizara cualquier cambio.

Para versionar pulsamos con el ratón sobre la flecha del documento y activamos el menú de acción del documento para seleccionar Cambiar  >  Control de versión.

Al seleccionar Control de Versión se abre la ventana de Iniciar Control de Versiones.

En esta ventana podemos añadir algún tipo de descripción respecto a las modificaciones hechas, en la caja "Cambios realizados en la versión 0.1". Igualmente, en el apartado Estado de la versión, podemos determinar si dicha versión es definitiva, experimental o estable, y en el Número de versión podemos introducir manualmente el versionado.

Tras esta primera vez, cuando necesitemos crear una nueva versión del documento, podremos acceder al menú de acción del documento para seleccionar Cambiar  >  Revisar.

Al seleccionar la opción Revisar, accedemos a la ventana Revisar y con el botón Examinar... localizamos y seleccionamos el archivo de nuestro disco duro. Igualmente podremos realizar anotaciones de descripción del documento y sobre los cambios realizados.

Al Aceptar, vemos un único documento con el nombre que tenía el documento en nuestro espacio de BSCW, pero seguido de la versión correspondiente entre corchetes: [0.1], [0.2], etc.

Pulsando sobre la flecha que abre el menú de acción del documento podremos tener acceso a sus posibilidades: abrirlo, ver su historia, tener información, darlo por visto, obtener información sobre los cambios en los que ha consistido la última versión, etc.

Para conocer las distintas revisiones del documento, basta pinchar sobre el icono Información del documento o la opción Información  >  General del menú de acción del documento. De esta forma, se nos muestra toda la información disponible:

Además, si pulsamos sobre una de las versiones anteriores, por ejemplo la 0.1, accedemos al documento tal como estaba antes de efectuar los cambios de la versión 0.2.

Como hemos visto, podemos nombrar a las versiones como queramos, desde el menú Revisar. ¿Qué sentido tiene esta herramienta? Imaginemos que hemos convenido que a la versión donde sólo aparece el índice la vamos a llamar "0" y sus subíndices: 0.1, 0.2, 0.3, etc. Cuando incluyamos el capítulo 1 junto al índice, podemos convenir llamar a dicha versión 1.0, 1.1, 1.2, etc. De esta forma, será más fácil identificar un determinado momento de nuestro trabajo cooperativo, por ejemplo para recuperar una modificación de la que luego nos hemos arrepentido.

Crear subversiones o ramas de documentos

Si en el menú de acción del documento seleccionamos Cambiar  >  Rama.

Igualmente podemos acceder y abrir el documento mediante además de tener una información completa de todas las versiones del documento. Si activamos la marca de una de las versiones y pulsamos Aceptar habríamos creado una "sub-versión".

Con esta opción, a partir de un documento "matriz", podríamos hacer otros nuevos documentos que posteriormente fuéramos cambiando y así quedarían tanto el documento "madre" como sus ramificaciones a la vista. La diferencia entre Revisar y Rama es precisamente que en esta segunda modalidad aparece a la vista el documento original.

Desbloquear documentos

Te recordamos que, en todos los casos, para desbloquear un documento basta con pulsar en el icono candado (Ver bloqueo) y seleccionando la opción Desbloquear el documento queda liberado.

Congelar documentos

Además de la opción de bloquear, existe también la posibilidad de inmovilizar un documento mediante la opción de congelar.

La congelación es una funcionalidad permitida sólo a los propietarios y administradores que evita la modificación del documento y permitiendo sólo su lectura.

Desde el menú de acción del documento, elegimos la opción Acceso  >  Congelar o desde la barra de menús Editar  >  Congelar y nos aparece la ventana Congelar con información del proceso que estamos realzando, pudiendo sobre esa misma ventana desactivarlo, recabar información y abrirlo.

Tras pulsar Aceptar, el objeto quedará congelado y será imposible la realización de cambios por parte de otro usuario hasta que no lo volvamos a descongelar, aunque sí podrá tener acceso de lectura sobre dicho documento.

Cuando intentamos pulsar sobre el icono candado que lo representa, éste icono no realiza ninguna opción, mientras que en la opción de Bloquear sí posibilitaba el desbloqueo.

Para Descongelar un documento tenemos que utilizar los mismos medios que para congelarlo, podremos realizarlo desde el menú de acción del documento con Acceso  >  Descongelar o desde la barra de menús Editar  >  Descongelar y el documento quedará liberado desapareciendo el candado .